Firmy wytwarzające dużą ilość dokumentacji – czy to papierowej, czy zapisanej na elektronicznych nośnikach danych – coraz częściej decydują się na powierzenie utylizacji zbędnych materiałów firmie zewnętrznej zajmującej się profesjonalnym niszczeniem dokumentów. Wśród usług, jakie mają w swojej ofercie przedsiębiorstwa tego typu, często pojawia się tzw. mobilne niszczenie dokumentów. Jest to wygodna opcja właściwie dla każdej, nawet najmniejszej firmy, która chciałaby utylizować dokumentację zgodnie z obowiązującymi normami oraz regulacjami RODO.
Mobilne niszczenie krok po kroku
Usługa mobilnego niszczenia dokumentów jest wielostopniowa. Pierwszym krokiem powinien być telefon do firmy niszczącej dokumentację – wówczas będziesz mógł wskazać wybrany przez siebie termin, w którym specjaliści zjawią się pod Twoją siedzibą. W międzyczasie powinieneś zebrać wszystkie dokumenty przeznaczone do utylizacji. Zazwyczaj nie jest konieczne specjalne ich przygotowanie – firma outsourcingowa oddzieli materiały biurowe od rzeczywistej dokumentacji. Wobec tego możesz przekazać całe zapełnione segregatory czy teczki. Oczywiście, w trosce o recykling, równie dobrze możesz to zrobić i artykuły biurowe wykorzystać ponownie.
Drugim krokiem będzie przyjazd przedstawicieli firmy niszczącej dokumenty do Twojej siedziby. Proces przekazania dokumentacji do zniszczenia powinien odbyć się zgodnie z zachowaniem najwyższych norm bezpieczeństwa. Pracownicy firmy outsourcingowej powinni przyjechać do Ciebie specjalnym, monitorowanym samochodem, następnie załadować wszystko, co chcesz zutylizować, do kontenera, zaplombować przy pomocy jednorazowych plomb i przewieźć do specjalistycznej niszczarni.
Trzecim krokiem będzie sam proces niszczenia dokumentów. W niszczarni, która powinna być monitorowana, papierowa dokumencja zostanie pocięta na małe ścinki, zgnieciona i sprasowana. Procedura musi być zgodna z obowiązującą normą DIN 66399 i regulacjami RODO – ścinki powinny być określonej wielkości, a niszczenie nie może pozwolić na ponowne odzyskania (i przetworzenie) danych.
Wygoda i bezpieczeństwo
Taki sposób zniszczenia zbędnej dokumentacji jest po pierwsze wygodny, a po drugie bezpieczny. Nie musisz przejmować się tym, czy zniszczyłeś materiały w odpowiedni sposób, wystarczy tylko wezwać fachowców, a problem stosów papierów znika. Poza tym w każdym momencie możesz sprawdzić, co dzieje się z dokumentacją przeznaczoną do utylizacji. Jak zatem wyglądają procedury bezpieczeństwa? Na każdym etapie procesu utylizacji dokumenty chronione są w podobny sposób: podczas załadunku i przewozu poprzez monitorowanie pojazdu, podczas samego niszczenia – poprzez kamery umieszczone w niszczarni. Oczywiście cały proces jest prowadzony przez wysoko wykwalifikowanych pracowników, którzy obeznani są w obowiązującymi normami bezpieczeństwa.
Procedura niszczenia dokumentów powinna również zostać odpowiednio udokumentowana. Już na samym początku powinieneś otrzymać od firmy outsourcingowej zlecenie zniszczenia dokumentów z deklaracją sposobu wykonania usługi. Po przekazaniu materiałów do zniszczenia i po dokonaniu całego procesu – certyfikat niszczenia stanowiący potwierdzenie zgodności realizacji ze złożonymi deklaracjami oraz płytę CD/DVD z kopią nagrania przebiegu niszczenia. Dodatkowo, jeśli chciałbyś sam skontrolować prawidłowość procedury, najlepsze firmy trudniące się profesjonalnym niszczeniem dokumentów oferują możliwość towarzyszenia specjalistom podczas każdego etapu utylizacji.
Korzyści płynące z mobilnego niszczenia dokumentów
Istotną korzyścią, która płynie z wybrania opcji mobilnego niszczenia dokumentów, jest oszczędność czasu i pieniędzy. Dzięki temu, że przekażesz swoje materiały do utylizacji firmie zewnętrznej, nie będziesz musiał kłopotać tym swoich pracowników, stać długo przy firmowych niszczarkach, czy też szukać informacji na temat prawidłowego niszczenia dokumentacji. A jeśli mobilne niszczenie dokumentów okaże się strzałem w dziesiątkę, wówczas będziesz mógł zamówić abonament – wtedy firma outsourcingowa będzie przyjeżdżać po Twoje materiały zgodnie z ustalonym wcześniej grafikiem.
