Poufne dane są jednymi z ważniejszych informacji, jakie firma ma obowiązek chronić przed dostaniem się w niepowołane ręce. Szczególnie ważne stało się to, gdy w maju 2018 roku wyszło rozporządzenie RODO zawierające przepisy o ochronie tożsamości klientów indywidualnych danych instytucji. Obecnie takowych dokumentów nie można po prostu wyrzucić do kosza, a należy poddać prawidłowemu zniszczeniu, które zapobiegnie możliwości odtworzeniu wrażliwych danych.
Dlaczego prawidłowe niszczenie dokumentów jest takie ważne?
Różnego rodzaju urządzenia, jak na przykład niszczarki automatyczne tną kartki na dwa podstawowe sposoby. W pierwszym całość dzielona jest na podłużne paski o długości dokumentu bądź też w drugim, na małe kawałki o różnych kształtach. Należy mieć na uwadze, że niektóre wielkości ścinków da się ułożyć w całość, a tym samym odczytać z nich dane. Dlatego jeśli szczególnie zależy nam na tajności, powinniśmy wybrać niszczarkę, kierując się poziomem bezpieczeństwa. Decydując się na sprzęt o wysokim poziomie bezpieczeństwa, mamy pewność, że dokumenty niszczone w nim są w taki sposób, że niemożliwe jest ich odtworzenie.
Nie należy zwlekać ze zniszczeniem dokumentów!
Zbyt długie odkładanie na później zniszczenia zaległych dokumentów bądź też po prostu ciągłe ich przechowywanie może nieść przykre konsekwencje.
Po pierwsze osoba niepowołana może okazać się na tyle nieuczciwa, by pod nieobecność swojego szefa wynieść z pracy nieprzeznaczone dla jego informacji faktury. Po drugie sam klient może poczuć się głęboko dotknięty faktem, że zbyt wiele niepotrzebnych, dawno przedawnionych pism wciąż jest trzymane przez usługodawcę i może posłużyć w nieetycznych celach. Wówczas możemy stracić zaufanie partnera i narazić się na niepotrzebne straty.
Dokumenty należy zniszczyć od razu, gdy tylko staną się niepotrzebne. Proces powinna przeprowadzić zaufana osoba, która widziała wcześniej dane i dopilnuje, by powstałe z nich śmieci jak najszybciej zostały usunięte z miejsca, w którym mogą zostać wykradzione.
Co, jeżeli firma nie posiada niszczarki?
Niszczarka do danych osobowych to jeden z najważniejszych przedmiotów, które musi posiadać firma, jeżeli chce sprawnie funkcjonować na rynku i nie mieć żadnych kłopotów podczas prowadzenia swojej działalności.
Czasami jednak mogą zdarzyć się wyjątkowe sytuacje, które wymagają tymczasowych środków zastępczych. W tym wypadku istnieje kilka wartych uwagi rozwiązań, które pomogą w pozbyciu się wrażliwych danych bez konieczności korzystania z niszczarki.
Ostatecznym rozwiązaniem w przypadku posiadania dużej ilości papieru do zniszczenia jest skorzystanie z usług zaufanej firmy. Firmy takie mają za zadanie zachować pełną poufność.
Niszczenie dokumentów jest naprawdę ważną kwestią, której nie należy bagatelizować w przypadku prowadzenia działalności. Jednakże sprawnie przeprowadzona i zaplanowana długoterminowo procedura na pewno pozwoli uniknąć niepotrzebnych komplikacji, które mogłyby pogrążyć działanie całego przedsiębiorstwa.
