Nie ma dwóch takich samych podmiotów, każda firma ma swoją specyfikę i będzie miała inne potrzeby księgowe. Oferta biur rachunkowych jest bardzo różnorodna, w związku z tym istnieje możliwość dopasowania usług idealnie do oczekiwań konkretnego przedsiębiorcy. A jak to wygląda w praktyce?
Po co firmie biuro rachunkowe?
Opracowanie „Paying Taxes” przygotowane przez firmę PwC klasyfikuje polski system podatkowy na 51. pozycji w liście najbardziej skomplikowanych na świecie.
Chwiejność polskiego prawa podatkowego obrazuje także firma doradcza Grant Thornton w raporcie „Podatki w Polsce”. Specjaliści zsumowali wszystkie ustawy i rozporządzenia związane z podatkami – to 1330 strony. Jednocześnie ustalono, że w 2018 roku zmiany w prawie podatkowym liczyły 362 strony. Oznacza to, że w ciągu roku znowelizowano 1/4 przepisów.
Z kolei Bank Światowy w zestawieniu dotyczącym czasu potrzebnego na obliczenie i zapłacenie daniny wobec państwa obliczył, że przeciętnie polski przedsiębiorca musi przeznaczyć na to 271 godzin rocznie, to ponad dziesięć razy więcej niż średnio potrzebuje na rozliczenie zobowiązań wobec fiskusa firma z Luxemburga.
Żmudne i czasochłonne wymagania odbierają właścicielom czas, który powinni skoncentrować na tym, na czym najbardziej powinno im zależeć – rozwoju własnej firmy. Oto główny powód, dlaczego warto współpracować z biurem rachunkowym.
Jaka firma, taki księgowy
Obowiązki księgowego nie zostały szczegółowo unormowane w prawie, więc zakres współpracy z biurem rachunkowym może być różny i nie ograniczać się jedynie do ewidencjonowania. W firmie zatrudniającej kilka osób, księgowy to osoba, która poza sprawami związanymi z rozrachunkami publiczno-prawnymi i powiązanymi z tym ewidencjami, może prowadzić rozliczenia kadrowo-płacowe, np. sporządzać umowy dla pracowników i osób współpracujących, akta osobowe, naliczać wynagrodzenia, comiesięczne rozliczenia z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i urzędem skarbowym.
W tego typu firmach, osoba zajmująca się księgowością, wypełnia także wnioski kredytowe, leasingowe, o przyznanie dotacji. Ponadto uczestniczy w kontrolach, które przeprowadzają ZUS, US, PIP, a także sporządza pisma oficjalne i reprezentuje przedsiębiorcę przed urzędami oraz w ewentualnych sporach przed sądem pracy. Właściciele firm niekiedy oczekują także doradztwa prawnego w kwestiach obrotu gospodarczego.
Typowa forma współpracy firmy z biurem rachunkowym
Im większa firma, tym częściej konkretne wymagania wobec księgowego. Najczęściej spotyka się sytuację, że z biurem rachunkowym współpracuje wyznaczona przez przedsiębiorcę osoba, czy to manager, czy też pracownik zatrudniony na stanowisku administracyjno-biurowym. Kompletuje dokumenty (m.in. faktury sprzedaży, zakupu, inne dowody przychodu lub poniesionych kosztów, ewentualne listy płac oraz rachunki z umów cywilnoprawnych, wyciągi bankowe, polisy, umowy leasingowe) i co miesiąc dostarcza je do biura rachunkowego, gdzie są księgowane i sporządzane na ich podstawie odpowiednie wyliczenia na cele podatkowe i opłaty publiczno-prawne. W zakresie zadań takiej osoby często jest także dbanie o sprawy kadrowe, jak dokumentacja pracownicza, wypełnianie zaświadczeń i innych formularzy dla pracowników, a także zapewnienie poprawności prowadzenia ewidencji godzin pracy, przebiegu pojazdów, delegacji służbowych czy innych specyficznych rozliczeń związanych z branżą, w której firma działa (np. transport).
Obsługa księgowa firm prowadzących pełną księgowość
W firmach, na których ciąży obowiązek prowadzenia pełnej księgowości np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjne, komandytowo-akcyjne, specjalista z biura rachunkowego może samodzielnie prowadzić księgi handlowe lub tylko weryfikować poprawność zapisów dokonywanych na kontach, a ponadto sporządzać deklaracje miesięczne, kwartalne, roczne, bilans, rachunek zysków i strat, a także kompletne sprawozdania finansowe.
Współpraca z biurem rachunkowym może mieć także charakter doradztwa – doraźnej pomocy w rozwiązywaniu bieżących wątpliwości rachunkowych i prawnych.
Polski system podatkowy jest skomplikowany, co jest niezwykle uciążliwe w działalności firm, bo sprzyja także pomyłkom. Jednocześnie, ewentualne błędy w dokumentacji księgowej czy rozliczeniu podatków są surowo karane. Z raportu firmy EY i AXA „Pod lupą fiskusa” wynika, że zobowiązania ustalane w wyniku kontroli organów skarbowych przeprowadzonych w firmach mają tendencję wzrostową. Zaległość w pierwszym kwartale 2017 roku ustalona została na kwotę 3,21 mld zł, a w analogicznym okresie 2018 roku wzrosła już do 3,88 mld zł. Współpraca z profesjonalnym biurem rachunkowym pomoże przedsiębiorcy uchronić się przed niewłaściwym wypełnianiem obowiązków wobec prawa, a także – pozwoli optymalizować wszelkie procesy i zadania, jakie stają przed działem księgowości firmy.
